„GTD“ in a Nutshell – Die Schnell-Einführung zu David Allens “Getting Things Done“ System

„Information Overload“ bremst Dich in Deiner täglichen Arbeit? Hier ist eine schnelle und einfache Einführung zu David Allens Selbstorganisations-System „Getting Things Done“ („GTD“):

Was ist „GTD“?

GTD bzw. „Getting Things Done“ ist ein System, um Deine Aufgaben und Projekte zu organisieren. Dabei geht es nicht einfach nur darum, die Dinge zu erledigen, sondern es geht darum, Deine kognitive Leistungsfähigkeit zu steigern. Das soll dadurch erreicht werden, indem Du Dein Gehirn von sämtlichen Aufgaben befreist, die Dich tagtäglich ablenken – der Autor bezeichnet das als „Brain Dump“, also eine Entleerung des Gehirns (von Ablenkungen und Aufmerksamkeits-Räubern).

Ziel ist es, ein System zu bauen, dem Du zu 100% vertraust, um Ideen, Aufgaben und Projekte zu sammeln und zu organisieren. Das betrifft wage Dinge wie z.B. „erfinde eine Regenmaschine“ bis zu konkreten Tasks wie „ruf Deinen besten Freund an, um ihm zum Geburtstag zu gratulieren“.

Die Grundannahme von GTD ist, dass Dein Unterbewusstsein eine schlechte Hilfe dabei ist, Dich an Aufgaben zu erinnern. So denkst Du beispielsweise wenn Du Lebensmittel einkaufen gehst nicht daran, auch gleich Putzsachen mitzunehmen. Dafür hast Du aber den restlichen Tag das Gefühl, etwas vergessen zu haben.

David Allen sieht das Gehirn wie ein White Board. Wenn es zugepflastert mit To-Do-Listen und „Nicht vergessen!“ Nachrichten ist, dann geht wertvoller Platz für neue Zeichnungen oder das Kombinieren neuer Ideen verloren. Diese Ablenkungen müssen als raus aus dem Gehirn und rein ins GTD-System.

GTD gibt Dir nach anfänglicher Eingewöhnung ein idiotensicheres System, um Deine Aufgaben zu organisieren. Dabei wird unterschieden nach „muss ich tun“, „sollte ich tun“ und „eventuell Betracht ziehen, zu tun“. Sobald das System funktioniert, hört Dein Unterbewusstsein auf, Dich ständig mit vagen Erinnerungen abzulenken. So wird Stress reduziert und Deinem Gehirn wird mehr Raum gegeben, um produktiv und kreativ zu denken.

Wie funktioniert GTD?

GTD besteht aus einer Sammlung von Listen, die Du anlegen und pflegen musst. Es ist sehr simpel und jedes Kind schafft das. Es ist auch egal, ob Du die Listen auf Papier führst oder am Computer pflegst. Es muss nur für Dich stimmig sein. Du benötigst dazu die folgenden Listen:

  1. Eingangsliste
  2. Nächste Aufgaben – Liste (davon wird es mehrere geben – später mehr dazu)
  3. Warteliste
  4. Projektliste
  5. Eines Tages bzw. vielleicht – Liste

Diese Listen wirst Du regelmäßig überarbeiten. Zusätzlich führst Du einen Kalender, wo Du bestimmte Aufgaben terminisierst. Die Listen und dieser Kalender sind das Grundgerüst von GTD. Je besser Du das System verinnerlichst, desto größer ist der Grad der Arbeitserleichterung. Lass Dich am Anfang nicht gleich entmutigen. GTD braucht eine gewisse Eingewöhnung, aber sobald Du es beherrschst, kannst Du Dir ein Leben ohne dieses System nur mehr schwer vorstellen.

Die Eingangsliste

In der Eingangsliste sammelst Du ALLE Ideen und Aufgaben, wie sie gerade „hereinflattern“. Das betrifft die Arbeitsanweisung von Deinem Chef genauso wie „Kino-Tickets kaufen“ oder ähnliches. Wichtig ist, dass die Eingangs-Liste EINFACH pflegbar ist. Es ist egal, ob es ein Notizblock oder ein Notiz-App am Handy ist – wichtig ist, dass Du sie IMMER und ohne Probleme verwenden kannst! Es ist in Ordnung, mehrere Eingangs-Listen zu führen. „Entlade“ jede Aufgabe aus Deinem Gehirn in diese Liste(n).

Wenn Du das erste Mal mit GTD arbeitest, dann nimm Dir eine Stunde Zeit, um alle Dinge, die Du tun musst oder tun willst, in Deine Eingangs-Liste zu schreiben. Offene Aufgaben werden in GTD als „Open Loops“ bezeichnet (z.B. Zimmerwand neu malen, Zahnbürste ersetzen, usw.).

Die Eingangsliste verarbeiten

Diese Liste wird nun regelmäßig verarbeitet. Beim ersten Mal, wenn Du alle Aufgaben nach Deinem „Brain Dump“ erfasst hast, dauert das natürlich etwas länger. In weiterer Folge geht das aber sehr schnell.

Alle Punkte auf Deiner Eingangs-Liste werden der Reihe nach verarbeitet. Stelle Dir dabei die Frage, ob diese Ausgabe „ausführbar ist“, genauer gesagt ob Du bei diesem Punkt etwas tun musst. Wenn die Antwort „Nein“ lautet, dann lösche ihn wenn möglich oder schreibe ihn in Deine „Eines Tages bzw. vielleicht“-Liste, wenn Du ihn weiterhin behalten willst. Er kommt dann entweder in Deinen Kalender oder in Deine „Tickler-Liste“ – dazu später mehr.

Wenn die aktuelle Aufgabe „ausführbar“ ist, wenn Du also etwas unternehmen musst, dann frage Dich: „Was ist der nächste Schritt?“ Der nächste Schritt muss eine greifbare und sichtbare Aktion sein (also nicht „plane eine Kuchen-Lotterie“, sondern „schreibe eine Email an Martin, dass er einen Kuchen backen soll“).

Diese Tatsache, dass der nächste Schritt eine greifbare und sichtbare Aktion sein muss, ist die wichtigste Regel im GTD-System. Nimm Dir ruhig einen Moment Zeit, um hier eine ausführbare Aktion zu formulieren. Erst dann darf sie in Deine „Nächste Aufgabe“-Liste, denn nur so weißt Du später, welche Tätigkeiten Du ausführen musst.  Das verhindert den inneren Widerstand, die Dinge umzusetzen.

Wenn Du den nächsten Schritt festgelegt hast, dann frage Dich, ob die Ausführung weniger als 2 Minuten dauert. Wenn das der Fall ist, dann tue es SOFORT! Warum? Wenn die Tätigkeit so „klein“ ist, dann übersteigt der Pflege-Aufwand die Aufgabe selbst. Wenn die Aufgabe mehr als 2 Minuten in Anspruch nimmt, dann delegiere sie nach Möglichkeit. Notiere sie auf Deiner „Warteliste“ (Aufgabe und Zeitpunkt) oder schreibe sie auf Deine „Nächste Aufgabe“-Liste. Hier wird die Mehrheit der Aufgaben landen – Du führst sie aus, sobald Du Zeit hast.

Wenn der „Open Loop“ mehr als eine Aufgabe erfordert, um abgeschlossen werden zu können, dann schreibe den Ablauf auch in Deine „Projekte“-Liste (dazu gleich mehr).

Wenn Du Deine „Eingangs-Liste“ abarbeitets, dann gehst Du also wie folgt vor:

GRAFIK

Die „Nächste Aufgaben-Liste“

Diese ist schnell erklärt: sie enthält Deine nächsten Aufgaben. Wann immer Du Zeit hast, entnimmst Du hier die nächsten Aufgaben und führst sie aus.

Die „Warteliste“

Wenn Du Arbeit an andere delegiert hast, dann notierst Du diese in Deiner „Warte-Liste“ (Beispiele: du hast eine Email geschickt und wartest auf die Antwort, du hast etwas bestellt und wartest auf das Paket, eine Aufgabe ist „blockiert“, weil Du eine Info erwartest, etc.). Notiere Dir zu jeder Aufgabe, wann Du sie in die Liste aufgenommen hast – so kannst Du hinterher entsprechend urgieren („Lieber Mitarbeiter, diese Liste musste innerhalb von 14 Tagen erstellt werden, leider ist sie immer noch ausständig, …“).

Projekte

GTD definiert Projekte sehr großzügig. Alles was mehr als eine Aufgabe enthält ist ein Projekt. Diese mehrteiligen Aufgaben schreibst Du in Deine „Projekte-Liste“. Du kannst nach eigenem Ermessen nur den Titel notieren oder auch eine Beschreibung und erwünschte Ziele. Wichtig ist, dass IMMER mindestens ein weiterer Schritt dazu in deiner „Nächste Schritte“-Liste vorhanden ist. So verhinderst Du, dass Projekte in Vergessenheit geraten.

Kontexte

Kontexte sind „tags“ bzw. Hinweise, die Du zu den Aufgaben auf Deiner „Nächste Schritte“-Liste hinzufügst. Sie sagen Dir, wo Du die Aufgabe ausführen kannst oder musst und welche Ausrüstung Du dafür brauchst. Du kannst dieses „tagging“ nach eigenem Ermessen betreiben. Am einfachsten ist es, mehrere „Nächste Schritte“-Listen zu führen. Mitunter kann Dich auch eine Handy-App dabei unterstützen. Üblicherweise wird dem Kontext ein @-Zeichen vorangestellt. Das macht bei Örtlichkeiten augenscheinlich Sinn (@Daheim, @Büro, @Computer, etc.) – bedenke aber, dass es sich beim @-Zeichen nur um eine Markierung handelt. Hier könnte genauso gut „@Bohrmaschine“ stehen, wenn du eine Bohrmaschine dazu benötigst.

Wie viele Kontext-Typen Du benötigst, hängt davon ab, wie Dein (Arbeits-)Tag aussieht. Wichtig ist, dass Du auf einen Blick alle Aktionen sehen kannst, die Du gerade an dem Platz, wo Du physisch bist, und das entsprechende Equipment hast, ausführen kannst. Auch ein Kontext „@überall“ kann dazu Sinn machen.

Beispiele dazu sind:

Aufgabe Kontext

Kauf Putzmittel @Stadt oder @Geschäft

Besuche Website orf.at @Computer oder @Internet

Lächle einen Fremden an @überall

Agenda Kontexte

Wenn Du regelmäßige Meetings mit bestimmten Personen hast, dann sind „Agenda Kontexte“ von Vorteil. Wenn Dein Arbeitskollege „Florian“ heißt, dann notiere @FlorianAgenda bei den Punkten, die ihn betreffen. So weißt Du, welche Punkte Du beim nächsten Meeting mit dieser Person besprechen willst.

Die „Eines Tages bzw. vielleicht“-Liste

Deine „Nächste Schritte“-Liste enthält nur Einzelpunkte, die so schnell wie möglich abgearbeitet werden sollen. Deine „Projekte-Liste“ wird regelmäßig überarbeitet, damit sichergestellt ist, dass jedes Projekt einen weiteren, ausführbaren Schritt enthält. Du hast aber auch einige Aufgaben, die Du einfach irgendwann mal machen willst, wenn Du genug Zeit hast, z.B. dein Schlafzimmer neu herausmalen. Diese Punkte kommen in die „Eines Tages bzw. vielleicht“-Liste. Sie wird wie die anderen Listen wöchentlich überprüft. Dazu gleich mehr im Punkt „wöchentliche Überprüfung“.

Der Kalender

Im Kalender trägst Du NUR Aufgaben ein, die an einem bestimmten Tag oder zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden sollen bzw. müssen. „Verschmutze“ ihn nicht mit anderen Aufgaben. Nicht terminisierte Aufgaben wie „Putzmittel kaufen“ kommen nicht in den Kalender, sondern in die „Nächste Aufgaben“-Liste.

Wöchentliche Überprüfung

David Allen, der Autor von GTD, bezeichnet die wöchentliche Überprüfung als entscheidenden Erfolgsfaktor. Du musst die vorgegebenen Schritte wie eine Maschine durchexerzieren, sonst gerät das System aus den Fugen.

Die wöchentliche Überprüfung wird einmal wöchentlich, zum Beispiel am Freitag oder Sonntag Nachmittag durchgeführt. Nimm Dir dafür genug Zeit (mindestens 30 Minuten). Führe dann die folgenden Schritte aus:

  • Stelle sicher, dass jedes Projekt mindestens einen weiteren ausführbaren Schritt hat. Dabei muss es sich um etwas handeln, dass Du in der kommenden Woche tun WILLST oder tun MUSST. Wenn das nicht der Fall ist, dann setze die Aufgabe (und wahrscheinlich auch das ganze Projekt) auf die „Eines Tages bzw. vielleicht – Liste“. Sei ehrlich mit Dir, wenn Du denkst, dass Du diese Aufgabe oder dieses Projekt nie machen wirst oder willst, dann lösche es komplett.
  • Prüfe Deine „Eines Tages bzw. vielleicht – Liste“ auf Aufgaben/Projekte, die auf die „Nächste Aufgaben-Liste“ oder „Projektliste“ sollen. Wenn Du ein neues Projekt in Deine „Projektliste“ gibst, dann erstelle auch gleichzeitig eine greifbare und sichtbare Aktion in der „Nächste Aufgaben-Liste“.

Trigger-Listen

Wenn Du die wöchentliche Überprüfung durchführst ist es hilfreich, auf sogenannte „Trigger-Listen“ zurückzugreifen. Das ist einfach nur eine Liste mit Schlagwörtern, die Deinem Gehirn helfen, sich an Open Loops die in Deinem GTD-System noch nicht abgebildet sind, zu erinnern. Diese Liste könnte wie folgt aussehen:

  • Chef
  • Kollegen
  • Offene Projekte, nicht fertig
  • Projekte, die gestartet werden müssen
  • Menschen, die ich kontaktieren muss

Wenn Du die Trigger-Listen durchgehst, dann erfasse sofort alles was Dir einfällt, in Deiner Eingangsliste. Die Punkte werden dann später wie gehabt abgearbeitet.

Hier sind Beispiele für Trigger-Listen für Studenten (http://lifehacker.com/5611657/use-a-weekly-review-list-to-stay-a-step-ahead-this-semester). Baue und erweitere Deine eigene Liste anhand Deiner Erfahrung.

Die Umsetzung

Hier sind Tipps, um in der Umsetzung Erfolge zu erzielen. Halte Dich anfangs daran. Wenn Du später mit GTD vertraut bist, kannst Du flexibler agieren.

  • Halte Deine Listen (Projekte, nächste Schritte, etc.) abgrenzbar. Wenn Du nicht sicher bist, welchem Kontext eine Aufgabe zuzuordnen ist, dann überdenke Deine Kontexte.
  • Die Hilfsmittel, die Du zur Erstellung Deiner Listen verwendest, sollten simpel in der Anwendung sein und Dir Freude bereiten. Wenn das nicht der Fall ist, wirst Du unterbewusst kleine Aufgaben ausblenden. Verschwende aber auch nicht Zeit damit – es handelt sich um Hilfsmittel und nicht um Spielzeug.

Werkzeuge

Der „Lesen/Prüfen-Ordner“ und die „Tickler-Ablage“ sind zwei Werkzeuge, die nicht direkt Teil von GTD sind, aber die trotzdem in der Anwendung hilfreich sind.

Lesen/Prüfen-Ordner

Auf Deiner „Nächste Aufgaben – Liste“ werden sich einige Punkte wie „Lese Dokument XYZ“ befinden. Dein Lesen/Prüfen-Ordner ist eine physische Mappe, die Du täglich bei Dir trägst. Sie enthält die Papiere, Dokumente und alles weitere, was Du lesen willst. Der Sinn dahinter ist, dass Du diese Unterlagen immer mit dabei hast, wenn Du gerade Zeit zum Lesen hast (z.B. im Warteraum vom Arzt).

Auch hier ist eine scharfe Abgrenzung wichtig – nimm nur die Unterlagen in die Mappe, die Du wirklich lesen willst.

Die Tickler-Ablage

Hinter dieser Bezeichnung befindet sich eine Sammlung aus 43 Hängemappen bzw. Hängeregistern. Warum 43 Stück? Ganz einfach: Du hast je eine Mappe für die 31 Tages des Monats sowie je eine Mappe für die 12 Monate des Jahres.

In diese Hängeregister gibst Du Gegenstände bzw. Notizen, die Du am entsprechenden Tag benötigst (z.B.: Karten für ein Konzert) bzw. die Du am entsprechenden Tag gedenkst zu tun (z.B.: EVENTUELL zum Friseur gehen. Achtung: FIX terminierte Aufgaben kommen in den Kalender!).

Jeden Morgen überprüfst Du das Hängeregister des heutigen Tages. Die Konzertkarten nimmst du heraus, zum Friseur gehst Du je nach Bedarf oder schiebst diese Notiz ein paar Tage weiter nach hinten – ganz wie Du es für richtig hältst.

Wenn das heutige Hängeregister leer ist, dann gibst Du es nach hinten und das morgige Hängeregister erscheint. Am Ende des Monats greifst Du zum Hängeregister des Folgemonats und teilst dieses entsprechend auf die Tages-Register auf.

Mit der Tickler-Ablage kannst Du Dir quasi Erinnerungen in der Zukunft schicken (von „tickling your memory“ = dein Gedächtnis kitzeln).

Über diese Anleitung

Diese Anleitung soll einen Schnell-Einstieg in David Allens „Getting Things Done“ Methode ermöglichen. Sie basiert aus den Infos aus dem Blog (https://hamberg.no/gtd/#about-this-guide). Für weiterführende Infos empfhielt sich das Buch “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” (Amazonimage, Kindle Storeimage, Bookdepository, Google Books, Wikipedia).